Esta pregunta hacía el jefe de ventas de una empresa al director de marketing mientras miraba su Blackberry por enésima vez en busca de un correo con el que distraerse.
Según un estudio de una prestigiosa escuela de negocios, las reuniones se han convertido en el ladrón del tiempo más importante para las empresas. Y por tanto, fuente de improductividad
En la dirección de equipos, las reuniones sólo serán provechosas para la empresa si se hace una correcta gestión de las mismas.
Para el máximo aprovechamiento de las reuniones debe existir una preparación previa, un desarrollo ordenado y una reflexión posterior.
¿Nunca habéis salido de una reunión con la convicción de haber perdido el tiempo?
Yo también.
- Creo que era para decidir algo sobre las nuevas tarifas. Déjame ver el orden del día.
- No lo ha mandado. Y llevamos más de media hora hablando de un producto que hasta noviembre de 2012 no podemos venderlo.
Como responsable de un equipo y antes de una reunión se debe definir claramente el objetivo de la misma. En base a este se eligen los convocados, se marcan las prioridades y se define el tiempo asignado a cada punto.
Con estas variables se redactará el orden del día. El orden del día es un documento muy importante para el aprovechamiento de una reunión. Debe realizarse teniendo en cuenta los objetivos, el perfil de los convocados y el tiempo disponible. Constará de fecha, hora, lugar, temas a tratar y documentación necesaria a aportar. Se debe enviar a todos los convocados (así como a otras personas interesadas) y con el tiempo suficiente.
- Llevamos una hora recibiendo datos. Me he perdido, si al menos tuviéramos una copia….
- Lo idóneo hubiera sido una presentación en Powerpoint. Pero el proyector estaba ocupado.
Cuando convocamos una reunión debemos preocuparnos con antelación de la preparación de los medios necesarios. Como son la sala, medios audiovisuales y documentos (a repartir y propios).
- Ya está el pesado del controller poniendo peros a todo. ¿De que parte está?
- He estado todo el fin de semana preparando información sobre los márgenes de contribución por producto y va el jefe y dice que “son datos curiosos”. Si lo llego a saber…
Durante la reunión y para el aprovechamiento máximo de la misma, la persona que dirige debe centrarse en cinco tareas básicas.
Se debe hacer equipo. Y no dejar que se fracture. Estudiar las cosas que nos unen y potenciarlas. Enfocar las discrepancias como distintas perspectivas. Pedir la opinión de los menos activos. Construyendo, sumando.
Es muy importante exprimir los datos en busca de conclusiones. Deducir, pero sobre todo inducir. Ser pragmáticos y concretos. De los datos, se sacan las sugerencias, de estas las propuestas. Y de las propuestas las decisiones. Luego vendrán los resultados.
- Al final ¿en que hemos quedado con lo de la venta por la web? Le hemos dado tantas vueltas que no se que se ha decidido
- No tengo ni idea, pero ahora se han enfrascado esos dos en el color de los uniformes de nuestros transportistas… ¿Qué tendrá que ver con las ventas?
Es crucial el controlar la reunión. Entendiendo esto como hacer que se siga el orden del día en lo referente a los temas a tratar, tiempos asignados, centrar las discusiones y evitar que derive en otros temas. Todo sin perder el horizonte que no es otro que conseguir los objetivos por los que hemos sido convocados.
Se debe resumir con periodicidad lo que llevamos tratado, las conclusiones a las que hemos llegado para ver si todos hemos entendido lo mismo. Da sensación de avance.
- Por fin ya ha terminado el sermón. Parece que acabamos
- Recoge que nos vamos. Caramba, tengo 17 correos y 6 llamadas perdidas. Te espero fuera.
Es importante realizar un correcto cierre de la reunión. Se deben anotar las decisiones tomadas, fijación de responsables y plazo de ejecución. Además de cerrar, si procede, la fecha de una nueva reunión.
Todo lo anterior es muy importante, pero para sacar el máximo aprovechamiento de una reunión hay que seguir trabajando después de la reunión
- A ver si me acuerdo y os envío el acta. Tengo otra reunión dentro de una hora.
- Si y todavía “nos debe” el acta de la reunión del lunes pasado (en voz baja)
El convocante de la reunión, ó en su defecto alguien designado por este, es el responsable de la redacción del acta y su envió a los interesados (puede ser que no sean los mismos que los asistentes ya que se puede hacer llegar sólo a los responsables de estos e incluso a alguien que no haya asistido). El acta se debe enviar lo antes posible y debe ser claro y conciso. Si se demora el envió, es muy probable que los asistentes entren de nuevo en su vorágine diaria y “se enfríe” lo tratado
Como convocante y con el acta delante, debemos evaluar la reunión. Los aspectos positivos y negativos. Y analizar si el aprovechamiento ha sido el máximo. A nivel personal ver si he aprovechado la reunión y si he aportado algo al grupo.
- ¿Sabes lo que te digo? Que todo esto es para nada.
- Ya. Nunca se lleva a la práctica lo acordado.
En la mayoría de los casos, los buenos propósitos de las reuniones se quedan en eso: Sólo buenos propósitos.
Por eso el aprovechamiento de una reunión pasa por realizar un concreto plan de acción. Este plan de acción reflejará las acciones a realizar, los responsables de su ejecución, el plazo de implantación, el tiempo de evaluación de lo implantado y las posibles medidas correctoras. Este plan, a ser posible, debe ser enviado con el acta.
Y como complemento inseparable al plan de acción es llevar un estricto seguimiento del mismo. Con exigencia de cumplimiento y asunción de responsabilidades.
Este decálogo (aunque son doce) de puntos reflejados se pueden resumir en tres: Concreción (en objetivos y decisiones), Análisis (Resultados obtenidos de las medidas adoptadas) y Pragmatismo (acción, acción y acción)
Si somos autocríticos, veremos que nos pasamos mucho tiempo reunidos, analizando y decidiendo que hacer. Pero actuamos poco. Es la Parálisis del Análisis. El mal endémico de muchas empresas actuales.
- Cuando acabemos esta reunión tenemos otra reunión para fijar el calendario de reuniones de la semana que viene. Oye, ¿tú crees que somos productivos?
- Eso creen. Aunque yo no lo tengo claro. Pero, eso es otra historia…
No exista nada más improductivo que una reunión mal preparada, coordinada y terminada y, sobre todo, la que termina sin plan de acción posterior. Si en períodos de crisis hay que optimizar el tiempo, ¿cuanto se resiente la productividad si los responsables de los procesos o los miembros de los equipos directivos se dedican a oirse sin más?
ResponderEliminarGracias por tu aportación.
ResponderEliminarPor tus palabras veo que eres otro de los damnificados del mal de la reunión.
Convengo contigo que de todos los defectos en una mala reunión, el peor es NO tener un plan de acción concreto.
Algunos "líderes" se consideran gurúes y la reuníón se la toman como una exhibición de su oratoria.
Respecto a la productividad, en una reunión que convocaba yo y tras más de una hora de lo que yo consideraba una pérdida de tiempo, saqué una calculadora y les dije que a la empresa le había costado "nuestra" pérdida de tiempo casi 300 euros.
Y les invité a preguntarle a los accionistas que opinaban de nuestra productividad....
Resultado: Silencio ensordecedor.
Lo que no se puede medir no existe