lunes, 30 de mayo de 2011

La productividad en un ministerio

Eran casi las nueve y media y aún no me habían atendido aunque estaba en la puerta quince minutos antes de que abrieran.

A pesar de haber “enlotado” mis dos gestiones para un mismo día, otra vez iba a perder media mañana en un organismo público.

Mientras esperaba, no se si porque ahora estoy intentando subir la productividad en una empresa ó simplemente por deformación profesional, empecé a pensar en la productividad de los empleados de ese ministerio. Y menudas conclusiones…...

La productividad es la relación entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.

Y en ese ministerio se producía poco pero se utilizaban demasiados recursos. Como en todos.

Abrieron a las nueve y diez, en vez de a las nueve. La persona que estaba delante mía me dijo que siempre abrían tarde. Empecé a pensar 40 personas x 10 minutos x 22 días hábiles x 12 meses igual a … Mejor no seguir por ahí porque ya asusta.


 El sistema de atención estaba bien pensado. Según el tipo de gestión, una letra. Pero resulta que la B (la mía) era atendida por cuatro mesas y la A por dieciséis. Resultado: cuello de botella por un lado y capacidad ociosa por otro. Más de 12 personas mano sobre mano. Pero ¿no conocen un básico sistema inteligente de distribución de cargas de trabajo según histórico, día de la semana, etc..? Yo mismo lo he implantado en  pymes con menos de 50 trabajadores.

Para mejorar la productividad uno de los principales aliados son las tecnologías TIC. Los sistemas inteligentes pueden elevan la eficiencia de un proceso productivo más de diez puntos

Mientras esperaba (a las 9:40 horas) llega una funcionaria y empieza a contar que si tuvo que llevar a su hijo a no se donde. Justificación que por supuesto nadie le pidió (excusatio non petita…) Se fue a desayunar y se encontró a un compañero que estaba de baja y se había acercado a saludar a los amigos….

Me fijo alrededor y veo a una empleada pública mirando la prensa por Internet. Le digo con algo de sorna ¿Qué cuenta la prensa?, y responde “Nada, lo de todos los días” (sic)

La medición y disminución del absentismo laboral es otro de los elementos clave para la mejora de la productividad

Cuando por fin me toca y me atienden amablemente resulta que la impresora no funciona. Manda imprimir el certificado y como no va, lo hace tres veces más (por si la impresora no lo ha “oido”). Llama a un compañero de los que si estaban atendiendo y entre los dos lo solucionan: falta papel. Ahora si, total tengo cuatro copias (1+3).

Mientras lo imprimían me fije (que curioso soy) en una señora de la mesa de al lado que estaba tecleando un documento ¡¡¡¡que le habían enviado por correo electrónico!!!!, pero ¿es que no conoce el copiar y pegar?. Real. Lo prometo.

La inversión en recursos humanos (en calidad, no cantidad) y en especial en formación es una de las palancas más importantes para la mejora de la productividad. Empezando por cambiar el sistema de selección: Una persona hace tres exámenes cuando tiene 20 años y 45 años después (cuando se jubila) no ha recibido formación seria alguna. Anacrónico. Extemporal.

Me voy a por el otro certificado a la otra punta del edificio a pesar de estar relacionado con el anterior. Tuve que explicar todo mi caso de nuevo. Aquí es distinto, de las 20 mesas sólo hay dos atendiendo. La verdad es que tardé menos. Normal, había 18 mesas vacías… Otro caso de capacidad ociosa

La optimización y trazabilidad de procesos y la mejora de operaciones son elementos básicos como elementos de mejora. En especial para los casos de sistemas con capacidad ociosa.

De todo lo anterior no culpo a los empleados públicos, sino al sistema rancio, caduco e inefectivo con que se gestionan las administraciones públicas.

El otro día leí que si se gestionaran todas las comunidades autónomas como las tres que mejor funcionan, se ahorraría entre el 3 y el 4% del PIB. Increíble.

La productividad en sistemas mal gestionados, no aumenta sino que disminuye con el incremento de personal.


España (46 millones de habitantes) tiene un 15% más de funcionarios que Alemania (82 millones de habitantes). Y sin embargo desde el inicio de la crisis se ha pasado de 2,5 a 3,2 millones de empleados públicos. Es muy difícil exigir productividad en un organismo oficial, entre otras cosas porque no existe el poder coercitivo de la empresa privada: el despido.

Un tema que me preocupa es cuando se cambie el sistema de subida salarial de IPC por “productividad”. ¿Quién la va a medir? ¿Qué criterios? Resultado, al final será un plus de asistencia. Por supuesto los sindicatos se niegan a este sistema. Por cierto ¿quién les mide a ellos la productividad?

He tardado casi dos horas en que me impriman dos documentos que estaban alojados en potentes servidores. Surrealista. Por nuestra salud mental, recomiendo no intentar trasladar todo esto a una empresa privada. Imposible hacer la analogía. Es un “matrix” paralelo.

Al salir del centro oficial pongo la radio del coche y escucho que se van a convocar nuevas plazas  para ese ministerio. Suspiro hondo y me sonrió (por no llorar).
Pero eso es otra historia.

NOTA: Situación real producida en un ministerio del sur de España el miércoles 25 de mayo de 2011. Entre las 8:45 y 10:40 horas.

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