Presentando las cuentas después de un cocido Maragato

-  No sé si tras el cocido tendríamos que habernos pedido chuletón.

- Las natillas desde luego no. Ahora tres horas de consejo se me van a hacer eternas.

En una sobremesa con mi amigo escuchamos esta curiosa conversación….

La elevación de la Productividad de un trabajador puede ser por acciones externas (cambios diseño de procesos, nueva maquinaria, ERP…)  y por acciones internas.

Surge el concepto de Productividad Intrínseca

La Productividad Intrínseca es la mayor cantidad de trabajo que somos capaces de obtener sin modificar los elementos externos. Sacar lo máximo de uno mismo.

Si quiero elevar mi Productividad por mí mismo debo conocerme. Ya se decía en Grecia, conócete a ti mismo (Gnosie seauton). Yo diría más, estúdiate.

Debo saber cuándo, cómo y dónde soy más productivo. Y nadie mejor que nosotros mismos para analizarnos.

Identifica tus horas valle y punta (cuando) es decir, cuando rindo más y cuando menos y si voy a más, que rindo más y que rindo menos y a qué hora de la jornada laboral.

Salvo los genios, el resto de los mortales podemos desarrollar la mayoría de las capacidades y competencias según necesidades, eso sí con mayor o menor facilidad. Potencia tus capacidades (como), entrenemos lo que necesitamos para hacernos más productivos.

No nos lo pongamos difícil, adecua el entorno para “que me sea fácil ser eficaz” (donde). Esto engloba tanto el entorno físico de trabajo (mesa, luz, decoración…) como el entorno anímico (relación con los compañeros, grado de involucración, optimismo...) 

- Veremos a ver cómo sale. Anteayer me acordé que hoy teníamos la presentación. Últimamente mi memoria me recuerda continuamente mi edad.

- El tema de usar post it para anotarte las reuniones un día te va a traer un problema.

Está empíricamente demostrado: Todos rendimos más con Organización. Saber que voy a hacer y cuanto voy a tardar.

Utiliza agenda (electrónica o física) y antes de terminar la jornada debemos dedicar 15 minutos a programar el día siguiente. Todos sabemos que el día a día es un “modificador” de agendas, pero hasta cierto punto. Si las tareas son largas es imprescindible fijar metas parciales. Con sus correspondientes plazos.

- Tú ponencia la repasamos sobre la marcha, en el primer descanso. Es una chorrada…

- Hombre, cambiar el sistema productivo y meter el just in time de dos fábricas yo no lo llamaría una chorrada.

Es muy importante no sólo programar la tarea, sino el tiempo que en principio le voy a dedicar a cada actividad. Se trata de cubicar el tiempo. Es imposible programar más de una actividad (o trazar metas parciales) si no conozco lo que estimo que va a durar cada una de ellas.

 Toda esta organización se viene al traste si no vamos cerrando temas. No empezaremos una tarea sin haber cerrado la anterior. No nos convirtamos en un “trabajador Windows” (muchas ventanas abiertas) o un “hombre orquesta” (tocando varios instrumentos a la vez).

 - No las tengo todas conmigo. Ni de la presentación ni de que los datos estén depurados.

- No me extraña. Te metes en “todos los charcos”. ¿Qué hacer tú gestionándote los viajes?

- Es que mi secretaria Marta está hasta arriba y me da pena. Y algunos temas se los voy a tener que dejar a Miguel. Para eso es el subdirector.

La jornada laboral es como un gas. Tiende a expandirse tanto como la dejemos. Pues sólo depende de nosotros que la jornada laboral no actúe como el Neón o el Radón.

Enfoca todo tu trabajo a la obtención de resultados (Más trabajo en menos tiempo = Más Productividad)

En primer lugar no hagamos más trabajo del necesario: Elimina el trabajo innecesario (más del 10% se podría evitar),  huye del perfeccionismo (KISSà Keep it Simple Stupid), no hagas el trabajo de los demás (aprende a decir NO) y delega lo delegable.

Y nuestro trabajo hagámoslo de forma eficiente: Trabaja a primeras horas los temas más complejos y los más mecánicos a final de la jornada. Enlota trabajo similar (economías de escala). Aprovecha esos “cuartos hora” muertos entre reuniones, esperas, aeropuertos… lo notarás. Diferencia urgente frente a importante.

Pero sobre todo actúa: Aumenta tu ritmo de trabajo. Actívate. No olvides que de todas formas tienes que hacerlo. No caigas en la “parálisis del análisis”. Hay muchos que se pasan el tiempo pensando en lo que van a hacer y luego no hacen nada. No tardes en actuar, no olvides que la intuición en muchas ocasiones es buena consejera.

- Antes de entrar tengo que revisar el correo. Tengo 117 sin leer. Sólo de hoy.

- A mí ya sólo me copian cuando es imprescindible que esté informado.

- Esto se acabó. Voy a cambiar los correos por reuniones. Así “gano” tiempo

Intenta controlar los ladrones del tiempo. Siempre están al acecho y no tienen piedad

 El teléfono es el restador de tiempo más tradicional (eliminado el ya obsoleto correo ordinario).

Para controlarlo trata por teléfono sólo lo urgente. Y siempre debes ir al grano (eso no significa ser antipático). En muchas ocasiones es posible y recomendable el sustituir la llamada por un correo electrónico conciso.

Apareció en nuestras vidas el correo electrónico hace años y lo hemos mal utilizado. 

Huye de copiar a nadie innecesariamente (y evita que lo hagan contigo). No uses correos “sábana” (RV+RV+RV+…) porque obligar a leer demasiado. Si es necesario resume para los nuevos “invitados”. 

Se ha comprobado que, en situaciones de carga de trabajo, a partir de 4/5 líneas se baja la atención en la lectura, redacta correos breves

Respóndelos lo antes posible. No hagas de cuello de botella en gestiones de otros compañeros que dependen de tu respuesta.

Si vas a tardar más en redactarlo que en explicarlo por teléfono, cámbialo por una llamada.

Actualmente el campeón de los ladrones del tiempo son las reuniones. Su optimización da para mucho.

Pero en general, y aplicando la lógica: Si alguien no va a portar algo que no vaya. Deben estar preparadas por todos los asistentes. Definidas en temas a tratar y tiempo del que se dispone. Ley básica a mayor número de asistentes mayor posibilidad de improductividad de la reunión. Máximo 6/8 asistentes. Es interesante a veces cuantificar el coste en horas frente a la utilidad de la reunión.

Se ha incorporado un nuevo ladrón y me temo que viene en forma: Redes sociales.

Cuidado: Invasión silenciosa.

Nos quejamos continuamente, y probablemente con razón, que no rendimos más (somos más productivos) porque falla la ERP, el proceso es complicado, se cuelga el ordenador, etc…. Pero pocas veces analizamos si nosotros trabajamos de forma productiva.

La Productividad Total es la suma de la Productividad Intrínseca más la Productividad  Extrínseca. Y como toda suma hay que mejorar los dos sumandos y uno de ellos sólo depende de nosotros.

Mientras tomaban un licor de hierbas para “bajar la comida” comentaban…

- En vez de agenda voy a usar “rabillos de pasa”. Así no se me olvida nada. Remedio de mi abuela

- Sí claro. Pero mejor mete antes las pasas en aguardiente. Pero eso es otra historia…